Zamanında bitmeyen, hedefinden sapan, beklentiyi karşılamayan ve hatta tamamlanmayan işler arttıkça "nerede yanlış yaptık?" "nasıl yapmalıyıdık ?" sorularının cevabı olarak proje yönetimi kavramı hayatımıza girdi. Değişen proje tiplerine, farklılaşan sorunlara göre yıldan yıla yeni metodolojiler ortaya çıktı ve halen de ihtiyaçlara göre yenileri hayatımıza girmeye devam ediyor. Proje Yönetimi, aslında bir projenin tüm paydaşlarını disipline eden bir süreç. Yapılacak belirli süreli bir işin başından sonuna kadar ne olacağını tasarlandığı ve tasarlanan bu sürece uygun hareket edilip edilmediğini kontrol eden bu gidişatı tüm iş ortaklarına raporlanan bir süreç olarak tanımlayabiliriz Proje Yönetimini.
Proje Yönetimindeki kritik aşama ve süreçler hangileridir?
Proje Başlangıcı: Projenin genel olarak kapsamı, amacı ve paydaşlarının belirlendiği ilk hazırlık aşamasıdır.
Proje Planlama: Tasarım aşaması olarak da adlandırılan bu aşamada projenin detaylı kazanç analizlerinin yapıldığı, projenin adımları ve takviminin belirlendiği, kaynak planlarının proje paydaşları ile beraber belirlendiği kritik önemde bir süreçtir. İyi ve doğru tasarlanan bir projenin başarıya ulaşma ihtimali yüksektir.
Proje Yürütme/Uygulama: Planlanan adımların aktivitelerin tek tek yerine getirilmesi, hedeflere ve tasarlanan yapıya uygun şekilde belirlenen işlerin yapılması
Proje İzleme ve Kontrol Etme: Proje yürütme esnasında paralel olarak izleme ve kontrol süreci yönetilir. Yapılan işlerin zaman, maliyet hedeflere uyum anlamında doğru bir şekilde ilerleyip ilerlememediğinin kontrol edildiği ve gerekirse revizyonların yapıldığı adımdır.
Proje Kapanışı: Projenin başta belirlenen ya da revize edilen hedeflere uygun olarak tamamlanması, kontrol ve onayların tamamlandığı projenin bitirildiği aşamadır.
Uygulanan projelerin metodolojileri değişse de yukarıdaki proje süreçleri genelde bütün projelerde benzer şekildedir. Proje Yönetiminde asıl farklılık uygulanan metodolojilerdedir. Peki hangi proje yönetim metodolojisi daha iyidir? “Çevik” mi yoksa “Şelale” metodolojisini mi uygulamak gerekir? Yoksa “Kanban metedolojisi” mi daha iyi ? Bu sorularında geçerli tek bir cevabı yok. Projenin içeriğine, yapılacak aktivitelere paydaşlarına göre değişiklik gösterebilir. Daha statik ve standart adımları olan projelerde Waterfall (Şelale), projeyi küçük adımlara bölüp geriye doğru düzeltmelerin uygulanması gereken yazılım projelerinde Agile (Çevik) yöntem kullanılabilir. Kanban metodolojisi ise işleri ve görevleri projenin durumunu biraz daha görselleştiren kaynak kullanımını daha net görebileceğiniz fırsatlar sunar.
Son dönemde ihtiyaçtan dolayı bir çok faklı Proje Yönetim Metodolojisi ortaya çıkmıştır. Lean , Critical Path Method (CPM), Critical Chain Project Management (CCPM). Her metodolojinin kendine özgü avantajları ve dezavantajları vardır. Sonuçta önemli olan uyguladığınız metodolojiyi disiplinli bir şekilde yönetebilmektir. Projeler “fail” etmez, insanlar görev ve sorumluluklarını yerine getirmediği, proje adımlarını doğru bir şekilde tamamlamadığı ve proje yönetim disiplinine sadık kalmadıkları için insanlar “fail” eder.